16.01.2020

Akten gesetzeskonform einlagern

Die hilfreichsten Tipps für die richtige Aktenlagerung und das Archiv.

Akten einlagern ist für Unternehmer wichtig, insbesondere wenn es um die gesetzlichen Vorgaben geht. Papierloses Büro? Da haben Sie die Rechnung ohne das Finanzamt gemacht: wichtige Dokumente müssen Sie ausdrucken und aufbewahren. Hier lesen Sie die Regeln dazu.

Akten einlagern: Ab wann?

Der Fristverlauf beginnt immer nach Ende des Kalenderjahres, nachdem im betroffenen Dokument der letzte Eintrag gemacht wurde. Das bedeutet, dass die Aufbewahrungsfrist nicht immer am ersten Tag nach dem Geschäftsjahres-Ende beginnt.

Dazu ein Quelltext: Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Tipp: Die korrekte Aufbewahrungsfrist mit einem Steuerberater klären und zur Sicherheit digital aufbewahren.

10 Jahre sind ein Irrtum

Viele Quellen beziehen sich auf (§ 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG)

10 Jahre gelten für folgende Unterlagen:

·      Bücher und Aufzeichnungen,

·      Jahresabschlüsse,

·      Inventare,

·      Lageberichte,

·      Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

·      Buchungsbelege,

·      Rechnungen,

·      Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen:

·      empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,

·      Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,

·      sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Der richtige Aufbewahrungsort zum Akten einlagern

Estrich, Keller oder im Büro? Am besten weder noch: Ein Büro ist kein Lagerhaus. Aufgrund von Papierbergen und Ordnern wird es schnell eng und ungemütlich im Büro – und das sollen Kunden nicht mitbekommen, oder? In der Regel ist es sogar günstiger, einen Lagerraum zu mieten, als die Sachen im geheizten, zusätzlich angemieteten Büro-Nebenraum einzulagern.  

Optimales Klima für Akteneinlagerungen:

·      18 – 20° C Raumtemperatur

·      Luftfeuchtigkeit 45 – 55%.

Im Keller Akten einlagern?

Sie ahnen es – keine gute Idee. Wenn Sie unseren Blog verfolgen, dann wissen Sie, warum es keine gute Idee ist, die Akten im Keller einzulagern: Es ist feucht, die Temperaturen schwanken und die Luftfeuchtigkeit ist ebenso wenig das Gelbe vom Ei.

Nur wenige denken an möglichen Ungezieferbefall – und sind schockiert, wenn die Akten angeknabbert und verdreckt sind.

Ebenso wenig ist die Lagerung in der Garage geeignet.

Aktien aufbewahren im Lagerraum: was gibt es zu beachten?

·      Der Lagerraum beim Profi ist trocken, sicher und manchmal sogar klimatisierbar

·      Die Umzugskarton sollen von guter Qualität sein: Wenn die Kartons aufeinandergestapelt werden, wird der unterste Karton gerne mit 30 Kilogramm belastet

Meist werden die aufzubewahrenden Akten und Dokumente in Umzugskartons aufbewahrt. Dabei sollte man beachten, dass die Umzugskartons von guter Qualität sind. Denn wenn die Kartons gestapelt aufeinander stehen, drücken schon mal 30 Kilogramm auf den untersten Karton. Und das manchmal sogar Fall 10 Jahre lang.

Richtig sortieren und beschriften

Wenn Sie Unternehmer sind, sind Sie (zumindest am Anfang) auch Mädchen für alles. Die geordnete und systematische Einlagerung der Daten und Akten fällt daher auch in den Zuständigkeitsbereich – oder muss sauber delegiert werden.

Die Dokumente einfach wild durcheinander in einen Karton zu legen und den Inhalt zu vergessen ist keine gute Idee. Experten empfehlen dringend, die Boxen nach Vierteljahr zu sortieren und eindeutig zu beschriften. Halten Sie sich an ein sauberes System.  

Auf lange Sicht spart Ihnen das sogar Zeit und Geld: Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen und die Zeit für die Entsorgung der Akten gekommen ist, können Sie diese vernichten.

Wenn Sie bei der Planung Unterstützung benötigen, sind unsere Ansprechpartner gerne für Sie da.