17.09.2018

Wie Unternehmen Akten sicher einlagern können

Dieses Problem ist wohl jeder Firma bekannt: Wohin mit all den Akten, die sich über die Jahre angehäuft haben? Sie möchten Ihren Pflichten als verantwortungsbewusstes Unternehmen nachkommen, Ihnen fehlt aber der nötige Platz oder eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit? Wieso nicht Ihre Aktenmöbel in Zürich einlagern?

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Akten

Die Schweizer Gesetze verlangen, dass alle Geschäftsbücher, je nach Inhalt, zwischen fünf und 20 Jahren aufbewahrt werden. Zusätzlich zu dieser Aufbewahrungspflicht, die Ihnen bei einem eventuellen Rechtsstreit natürlich auch dabei hilft, Ihre eigene Position zu bestärken, fällt jedoch noch weiterer “Papierkram” an. Auch unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sammeln sich gerade bei Unternehmen, die mit vielen Kunden zu tun haben, im Laufe der Zeit große Mengen an Akten an. Selbstverständlich möchten Sie diese verantwortungsbewusst einlagern, damit Sie im Notfall immer auf die unversehrten Geschäftsdokumente zugreifen können. Um das gewährleisten zu können, ist Sicherheit die oberste Priorität.

Optimale Beschaffenheit eines Aktenlagers

Theoretisch lassen sich Akten in fast jedem Lager unterbringen - das einfache “Bunkern” im Keller hat jedoch wenig mit sicherer Einlagerung von wichtigen Unterlagen zu tun. Ein Aktenlager sollte genau unter die Lupe genommen werden. Sind die Lagerräume gut isoliert, trocken, und mit Alarmanlagen ausgestattet? Sie sollten sicherstellen, dass durch Umwelteinflüsse und Unfälle möglichst wenig Gefahr droht. Bei uns können Sie Akten und Möbel einlagern in Zürich - witterungsfrei und mehrfach abgesichert. Wir haben optimale Lagerungsbedingungen.

Vertraulichkeit und Sicherheit beim Einlagern von Akten

Zusätzlich zu den räumlichen Beschaffenheiten des Aktenlagers spielt noch eine andere Art von Sicherheit eine Rolle. Sie sollten jederzeit einen Überblick darüber haben, wer Zugriff auf Ihre Geschäftsunterlagen hat, und diese, so gut es geht, vor unbefugtem Zugang schützen. Ein Raum im Geschäftsgebäude, zu dem sich quasi jeder Zugang verschaffen kann, ist dafür offensichtlich ungeeignet. Idealerweise ist Ihr Aktenlager mit einem Zahlencode und einer Kamera gesichert. Das ist der Fall, wenn Sie Ihre Möbel bei uns in Zürich einlagern. Zusätzlich haben wir Security vor Ort - bei der kleinsten Unstimmigkeit ist innerhalb von wenigen Minuten eine Sicherheitsstreife da.

Wie viel Platz benötigt die Akteneinlagerung?

Die Frage lässt sich natürlich nicht beantworten, ohne Ihre individuelle Menge an Akten zu kennen. Grundsätzlich gilt jedoch, dass ein Aktenordner etwa acht Zentimeter breit ist. Wie viele Meter Lagerraum und Regalböden Sie benötigen, können Sie so also relativ einfach selbst berechnen. Sie können Ihre Akten übrigens auch in speziellen Sicherheitsbehältern aufbewahren, um ein mögliches Risiko noch weiter zu minimieren. Zwar sind damit natürlich zusätzliche Kosten verbunden, doch erleichtern diese auch den Transport, da sie für gewöhnlich Rollen besitzen und so einfach zu bewegen sind. Das Gewicht zahlreicher Aktenordner ist nämlich nicht zu unterschätzen! Meist haben diese ein Volumen zwischen 75 und 660 Litern und bieten damit Platz für zehn bis 80 Ordner.

Akteneinlagerung ohne Aufwand

Sind Sie nun überzeugt, dass die Aktenlagerung in Ihren Geschäftsräumen keinen guten Voraussetzungen unterliegt, und möchten Sie deshalb Ihre Möbel in Zürich einlagern, sind Sie bei uns an der richtigen Adresse. Wir bieten nicht nur absolut sichere und optimale Lagerbedingungen, auf Wunsch holen wir sogar Ihren gesamten Aktenbestand ab, stellen die Regale auf und räumen sie nach Ihren Vorgaben ein. Benötigen Sie von Zeit zu Zeit einmal einen Ihrer eingelagerten Ordner, kann einer unserer Mitarbeiter Ihnen diesen ganz bequem ins Büro liefern. So brauchen Sie sich um das richtige Einlagern Ihrer Akten keine Gedanken mehr machen und können Ihre wertvolle Zeit in die wichtigen Aufgaben investieren, die Ihr Unternehmen zum Erfolg bringen.